Uczelniane Centrum Informatyczne

Uniwersytecki System Obsługi Studiów

Uniwersytecki System Obsługi Studiów (USOS, http://usos.edu.pl) należy do kategorii ewidencyjnych systemów informatycznych, którego przeznaczeniem jest kompleksowa obsługa spraw studiów, studentów, doktorantów, słuchaczy studiów podyplomowych i pracowników naukowo-dydaktycznych. Jego cechą charakterystyczną jest wykorzystanie centralnej bazy danych oraz modułowość poszczególnych elementów.

Pracę na systemem zapoczątkowało otrzymanie w roku 1999 przez 17 polskich uniwersytetów publicznych grantu w ramach programu TEMPUS (UM_JEP-14461-1999). Jest rozwijany od 2000 roku, najpierw przez Wydział Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego, a później przez Zespół Roboczy USOS usytuowany przy tym wydziale. W jego skład wchodzą pracownicy różnych uczelni, które wnoszą istotny wkład w rozwój oprogramowania (np. UW, UMK, UJ, PRz, UŁ). Od początku projektem kieruje dr Janina Mincer-Daszkiewicz.

System jest własnością Międzyuniwersyteckiego Centrum Informatyzacji (MUCI, http://muci.edu.pl) – jednostki powołanej przez Konferencję Rektorów Uniwersytetów Polskich.

Zastosowania

  1. Immatrykulacja
    Dane osobowe każdego przyjętego kandydata na studia mogą zostać zaimportowane z aplikacji rekrutacyjnej IRK przez każdego uprawnionego pracownika dziekanatu. W ramach tego procesu dokonuje się:

    W dowolnym momencie pracy systemu istnieje możliwość podglądu elektronicznej wersji, a także wydruku dokumentu o nazwie „Album studentów”.

    W przypadku stosowania innych aplikacji rekrutacyjnych import danych przyjętych kandydatów należy przygotować we własnym zakresie.

    • aktualizacji danych osobowych i adresowych, jeśli jest wymagana,
    • wpisania na właściwy etap programu studiów,
    • przydzielenia numeru indeksu (automatyczne z puli dostępnych numerów, ręcznie, pozostawienie istniejącego numeru),
    • ustalenia kont niezbędnych do autoryzacji w usługach związanych (stowarzyszonych) z USOS,
    • przydzielenia wirtualnej waluty pozwalającej na korzystanie z rejestracji elektronicznych na zajęcia, które wymagają posiadanie takiej waluty (głównie lektoraty i wychowanie fizyczne),
    • pobrania zdjęcia w postaci elektronicznej.
  2. ELS – Elektroniczna Legitymacja Studencka
    ​Uczelnia może wydawać studentom elektroniczne dokumenty poświadczające ich status – legitymacje studenckie. Mogą one także pełnić dodatkowe funkcje, np. karty bibliotecznej, karty miejskiej itp. System USOS zapewnia pełną obsługę tego typu dokumentów, tj:
    • zlecanie wydruku legitymacji z wykorzystaniem danych osobowych i zdjęć przechowywanych w systemie,
    • personalizowanie blankietów (karty stykowo-bezstykowe firm Unicard, Gemalto, Oberthur) na drukarkach firm Evolis lub Fargo,
    • drukowanie kodów kreskowych,
    • podpisywanie i przedłużanie ważności z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego firm Unizeto, KIR lub PWPW,
    • prowadzenie rejestrów:
      • certyfikatów i uprawnień osób,
      • blankietów i hologramów oraz ich zużycia.
  3. Pomoc materialna
    Każdy ze studentów spełniający określone kryteria może otrzymać pomoc finansową ze środków budżetowych. Realizacja tego zadania jest wspierana poprzez:
    • planowanie wydatków funduszu i rozliczanie dokonanych wypłat,
    • prowadzenie rejestru złożonych podań,
    • zastosowanie algorytmów obliczających wysokość należnych kwot na podstawie wprowadzonych średnich dochodów w roku podatkowym, uzyskanych ocen i informacji o niepełnosprawności,
    • kontrolę poprawności dokonywanych wypłat (przekroczenie maksymalnej kwoty, blokada jednoczesnych wypłat stypendiów typu socjalnego z kilku jednostek dla tego samego studenta, uprawnienie do otrzymywania pomocy materialnej),
    • dokonywanie potrąceń ze stypendiów (np. za akademiki dla zakwaterowanych studentów),
    • eksport przelewów do systemu bankowego w najpopularniejszym standardzie VideoTel, ale także do Kredyt Banku i BRE Banku,
    • archiwizacja list stypendialnych w każdym miesiącu, w którym dokonywane są wypłaty,
    • drukowanie decyzji stypendialnych i zaświadczeń o otrzymanej pomocy,
    • raporty i sprawozdania (GUS S-11).
  4. Rozliczanie z wymagań, oferta dydaktyczna
    Elektroniczny indeks studenta jest jednym z istotniejszych elementów przetwarzania danych w systemie informatycznym uczelni. USOS dysponuje mechanizmami, które pozwalają na:
    • przygotowanie oferty dydaktycznej (w języku polskim i angielskim):
      • przedmioty, realizowane treści programowe i niezbędna literatura,
      • sposoby zaliczenia, liczba punktów ECTS uzyskanych za zaliczenie przedmiotu,
      • rodzaje i liczba godzin zajęć,
      • prowadzący i uczestnicy grup zajęciowych, terminy i lokalizacje grup oraz ich dodatkowe właściwości, np. dedykowanie tylko dla studentów z wybranych programów studiów,
    • przechowywanie uzyskanych przez studentów ocen i zaliczeń na protokołach, obliczanie średnich wg różnych kryteriów, związanie tych ocen z programami studiów realizowanymi przez uczestników zajęć,
    • określanie wymagań przedmiotowych i punktowych na poszczególnych etapach programu studiów i wykorzystanie mechanizmów sprawdzających czy wymagania te są spełnione podczas rozliczania studentów, uwzględnienie zmienności wymagań w czasie, nakładanie na studentów dodatkowych wymagań (przedmiotowych, punktowych) lub zwalnianie z istniejących,
    • przechowywanie historii awansów, skreśleń, powtórzeń etapów, zaliczeń warunkowych,
    • wydruk niezbędnych raportów: karty okresowych osiągnięć studenta, karty przebiegu studiów, protokoły, suplementy do dyplomu,
    • ewidencję i zaliczanie odbywanych praktyk przewidzianych programem studiów,
    • elektroniczne przetwarzanie podań studenckich,
    • prowadzenie rejestru wydanych decyzji administracyjnych dotyczących studentów,
    • internetowe wypełnianie protokołów i rejestracje na zajęcia wg kilku różnorodnych metod,
    • obsługę pensum pracowniczego i rozliczania godzin prowadzonych zajęć.
  5. Planowanie zajęć – Asystent planisty
    Każda z jednostek uczelni, która przygotowuje ofertę dydaktyczną może skorzystać z modułu „Planista”, którego zadaniem jest wspomaganie układania planu zajęć. Jest ono realizowane poprzez:
    • graficzne planowanie zajęć,
    • kontrolę poprawności terminów odbywania zajęć i zajętości sal,
    • możliwe uwzględnienie dezyderatów pracowniczych składanych w systemie internetowym,
    • podgląd i wydruk ułożonego planu dla pracownika, sali, grupy przedmiotów, programu i etapu studiów.
  6. Płatności za usługi edukacyjne
    Prowadzenie przez uczelnię studiów niestacjonarnych, podyplomowych czy kursów dokształcających wiąże się z koniecznością poboru opłat za usługi edukacyjne, naliczania odsetek za nieterminowe ich regulowanie, a także windykację należności w przypadku osób uchylających się od obowiązku zapłaty za otrzymaną usługę edukacyjną. Wszystkie te czynności mogą zostać zrealizowane poprzez:
    • zdefiniowanie cenników należności: czesne, opłaty za powtarzanie, wpisy warunkowe, a także za zakwaterowanie w akademiku itp.
    • określenie:
      • kodów, na podstawie których będzie odbywał się eksport danych do systemu finansowego uczelni,
      • systemu kont indywidualnych do wnoszenia opłat,
      • procentowej wysokości odsetek, a także liczby dni zwłoki od terminu płatności, do których nie następuje naliczanie odsetek,
    • zaproponowanie należności studentom, rozbicie na dostępne plany ratalne,
    • import plików zawierających informacje o dokonanych wpłatach z różnych banków,
    • automatyczne rozliczenie wpłat z należnościami, naliczenie należnych odsetek, korekta rozliczeń,
    • raportowanie o dokonanych wpłatach, przeterminowanych transakcjach i nieopłaconych należnościach.
  7. Międzyuczelniana wymiana studencka
    Studenci w czasie studiowania mogą skorzystać z oferty wielu programów wymiany pozwalających na odbycie części studiów na innej uczelni i uznanie zdobytych tam osiągnięć przez uczelnię macierzystą. Przykładami takich programów realizowanych na dużą skalę są ERASMUS oraz MOST. System zapewnia:
    •  prowadzenie rejestru:
      • umów zawieranych pomiędzy uczelniami partnerskimi w ramach wymiany studenckiej z określeniem warunków współpracy,
      • źródeł finansowania i budżetów programu wymiany,
      • osób – koordynatorów wymiany,
      • wydanych dokumentów,
    • dla studentów wyjeżdżających:
      • prowadzenie rekrutacji i kwalifikacji na wyjazd do uczelni partnerskiej,
      • uzgadnianie porozumienia o programie zajęć w uczelni partnerskiej (ang. Learning Agreement),
      • przyznanie i przekazywanie kwot stypendiów płatnych z określonych funduszy,
    • dla studentów przyjeżdżających:
      • rejestrowanie przyjazdów (daty, zakwaterowanie, opiekunowie),
      • wydanie karty przebiegu studiów (ang. Transcript of Records),
    • wydruki wielu niezbędnych raportów (umowy, aneksy, zaświadczenia itp).
  8. Ankietowanie i sprawozdawczość
    Ankietowanie procesu dydaktycznego jest jednym z elementów oceny przeprowadzanej przez komisję akredytacyjną, zatem możliwość przeprowadzenia badań wśród studentów uczelni jest ważną funkcją systemu. Definiowanie ankiety polega na: Innym istotnym elementem systemu do obsługi spraw studiów jest sprawozdawczość:
    • określeniu charakteru ankiety (ogólna, przedmiotowa),
    • wprowadzeniu zadawanych pytań, określeniu skali oceniania i zakresu badań (osoby uprawnione do brania udziału w badaniu),
    • obliczeniu i prezentacji wyników badań.
    • na rzecz organów administracji państwowej – Główny Urząd Statystyczny, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego:
      • S-10 – sprawozdanie o studiach wyższych,
      • S-11 – sprawozdanie o pomocy materialnej i socjalnej dla studentów i doktorantów,
      • S-12 – sprawozdanie o stypendiach naukowych, studiach podyplomowych i doktoranckich oraz zatrudnieniu w szkołach wyższych,
      • PNT-01/s – sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej (B+R) w szkołach wyższych,
      • EN-1 – sprawozdanie o liczbie kandydatów i przyjętych na studia stacjonarne i niestacjonarne,
    • wewnętrzna:
      • księgi albumów i dyplomów,
      • listy prac dyplomowych, opiekunów, promotorów, recenzentów,
      • oferta dydaktyczna jednostki,
      • karty obciążeń dydaktycznych – zestawienia roczne itp.
  9. Dyplomy
    Ukończenie większości typów studiów jest dokumentowane i potwierdzane wydaniem państwowego dokumentu – dyplomu. Jego wydruk wraz z wymaganymi odpisami i suplementem w polskiej i angielskiej wersji językowej może zostać poprzedzony następującymi czynnościami, które są rejestrowane w systemie:
    • napisanie pracy dyplomowej podlegającej procesowi recenzowania, jeśli wymaga tego program studiów,
    • uzupełnienie osiągnięć przedmiotowych i punktowych zdobytych na innych uczelniach w ramach wyjazdów w programach ERASMUS, MOST i innych,
    • zarejestrowanie innych szczególnych osiągnięć, stypendiów, nagród, zaliczenie praktyk,
    • przeprowadzenie egzaminu dyplomowego w określonym terminie i składzie komisji egzaminacyjnej,
    • obliczenie średniej ze studiów oraz wyniku końcowego na dyplomie z uwzględnieniem wag przypisanych poszczególnym składowym oceny oraz precyzji obliczeń,
    • nadanie centralnego numeru dyplomu wg jednego z trzech dostępnych sposobów numerowania,
    • wydruk oryginałów i odpisów dyplomów na blankietach z nadrukiem lub bez nadruku oraz suplementu w polskiej i angielskiej wersji językowej.
  10. Studia doktoranckie
    Studia trzeciego stopnia pozwalają na pogłębianie wiedzy zdobytej podczas studiów jednolitych lub drugiego stopnia i uzyskanie stopnia naukowego – doktora. Rejestrowanie przebiegu studiów w systemie odbywa się w taki sam sposób jak studiów pierwszego, drugiego stopnia czy jednolitych i kończy wydrukiem świadectwa ukończenia studiów doktoranckich. Od momentu otwarcia przewodu doktorskiego następuje jego obsługa poprzez:
    • wpisanie tematu rozprawy z wyznaczeniem promotora,
    • zdefiniowanie egzaminów doktorskich z dyscyplin podstawowej i dodatkowej oraz języka obcego wraz ze składami komisji egzaminacyjnych,
    • zdefiniowanie egzaminu doktorskiego wraz ze składem komisji egzaminacyjnej,
    • wydruk niezbędnych raportów,
    • nadanie stopnia naukowego z określonej dyscypliny i numeru dyplomu.

 

Tekst zaczerpnięty z dokumentacji wdrożeniowej systemu USOS autorstwa Mariusz Czerniak, UMK

Janina Mincer-Daszkiewicz, UW